Algemene voorwaarden

Upgrade Software levert Upgrade: software waarmee organisaties hun werving, relatiebeheer, plaatsingen en backoffice bijhouden. In deze voorwaarden bedoelen we met “wij” Upgrade Software en met “jij” de organisatie die een abonnement afsluit of de dienst gebruikt.

Ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42073106. Vestigingsadres: Van Bossestraat 102 B, 1051 KD Amsterdam.

Vragen over deze voorwaarden? Mail ons via sander@upgradesoftware.nl.

Deze voorwaarden gelden voor elk aanbod, elke bestelling, elk abonnement en elk gebruik van Upgrade, inclusief de gratis proefperiode van twee maanden.

Upgrade is een zakelijke dienst. Deze voorwaarden zijn geschreven voor organisaties, niet voor consumenten.

Eigen inkoopvoorwaarden of andere algemene voorwaarden van de klant wijzen wij uitdrukkelijk van de hand, ook als daarin het tegendeel staat. Afwijkende afspraken gelden alleen als wij die schriftelijk hebben bevestigd.

Spreken documenten elkaar tegen, dan geldt deze volgorde:

1. een schriftelijke overeenkomst tussen ons en jouw organisatie;
2. de verwerkersovereenkomst, voor alles wat de verwerking van persoonsgegevens raakt;
3. deze algemene voorwaarden.

Wie een account aanmaakt, verklaart daarmee bevoegd te zijn om namens de organisatie een overeenkomst aan te gaan.

Jij bepaalt wie toegang krijgt en met welke rechten. Handelingen van je gebruikers gelden als handelingen van jouw organisatie.

Inloggegevens zijn persoonlijk en vertrouwelijk. Zet tweestapsverificatie aan waar dat kan, en laat het ons direct weten bij een vermoeden van misbruik of een gelekt wachtwoord.

Portaalgebruikers — kandidaten, medewerkers en opdrachtgevers die alleen hun eigen gegevens zien — tellen niet als interne gebruikers en zijn onbeperkt en gratis.

Wij leveren Upgrade als clouddienst via internet. Je krijgt geen kopie van de software; je gebruikt de omgeving die wij beheren.

De dienst bestaat uit een basispakket en optionele modules. Wat je afneemt kies je in de applicatie; dat bepaalt ook je prijs.

Wij ontwikkelen de dienst door, waardoor functionaliteit kan veranderen. Beperken wij bestaande functionaliteit wezenlijk, dan kondigen wij dat minimaal 30 dagen vooraf aan en mag je opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.

Wij geven geen juridisch, fiscaal, arbeidsrechtelijk of boekhoudkundig advies. Wat de dienst oplevert — rapportages, aangiftevoorbereidingen en uitkomsten van AI-functies — blijf jij controleren voordat je erop handelt.

Wij spannen ons in om de dienst 24 uur per dag beschikbaar te houden, maar garanderen geen ononderbroken beschikbaarheid. Storingen, onderhoud en oorzaken buiten onze invloed kunnen tot onderbreking leiden.

Gepland onderhoud voeren we zoveel mogelijk buiten Nederlandse kantooruren uit. Onderhoud met merkbare gevolgen kondigen we vooraf aan.

Bij een acuut beveiligingsrisico, misbruik of een wettelijke verplichting mogen wij de dienst of een account direct opschorten. We informeren je dan zo snel als redelijkerwijs mogelijk is.

Support loopt via e-mail op werkdagen. Er gelden geen gegarandeerde reactie- of hersteltijden, tenzij we die schriftelijk zijn overeengekomen.

Je gebruikt de dienst voor je eigen bedrijfsvoering en houdt je daarbij aan de wet. Niet toegestaan is in elk geval:

• de dienst gebruiken in strijd met de wet of met rechten van anderen;
• ongevraagde bulkberichten versturen;
• toegang delen met of doorverkopen aan organisaties buiten je eigen bedrijf;
• de dienst overbelasten, beveiliging omzeilen of proberen te omzeilen, of de software reverse-engineeren;
• gegevens verwerken waarvoor je geen wettelijke grondslag hebt.

Bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens, verwerk je alleen als je daarvoor een grondslag hebt; de dienst is daar niet standaard op ingericht.

Bij een ernstige of herhaalde overtreding mogen wij de toegang beperken of de overeenkomst beëindigen. We zoeken eerst contact, tenzij dat door de aard van de overtreding niet kan.

Alle gegevens die jij of je gebruikers in de dienst zetten, blijven van jouw organisatie. Wij krijgen daar geen eigendom over.

Wij gebruiken die gegevens uitsluitend om de dienst te leveren, te beveiligen en te ondersteunen. Wij verkopen ze niet, geven ze niet aan derden tenzij de wet ons daartoe verplicht, en gebruiken ze niet om algemene AI-modellen te trainen.

Voor persoonsgegevens die wij in jouw opdracht verwerken zijn wij verwerker en ben jij verwerkingsverantwoordelijke. Daarvoor geldt onze verwerkersovereenkomst, die op verzoek beschikbaar is. Raakt een onderwerp de verwerking van persoonsgegevens, dan gaat die overeenkomst voor op deze voorwaarden.

Wij mogen geanonimiseerde statistieken die niet naar personen of naar jouw organisatie herleidbaar zijn, gebruiken om de dienst te verbeteren.

Welke persoonsgegevens wij als verwerkingsverantwoordelijke gebruiken, staat in onze privacyverklaring.

Beide partijen houden niet-openbare informatie van de ander vertrouwelijk en delen die alleen met medewerkers of leveranciers die er voor de uitvoering bij moeten kunnen.

Deze plicht blijft gelden na het einde van de overeenkomst. Verplicht de wet ons tot verstrekking, dan melden wij dat vooraf, voor zover dat is toegestaan.

Prijzen gelden per interne gebruiker per maand en zijn exclusief btw. De actuele tarieven staan in de applicatie en op de prijzenpagina.

De eerste twee maanden zijn gratis. Daarna start de betaling volgens de gekozen looptijd.

Je betaalt vooruit per maand via onze betaalprovider Stripe, met de betaalmethode die je in de applicatie registreert. Spreken we schriftelijk betaling op factuur af, dan geldt een betaaltermijn van 14 dagen.

Neem je tussentijds gebruikers of modules erbij, dan verrekenen we dat vanaf de eerstvolgende betaalperiode. Neem je er tussentijds af, dan gaat dat in bij de start van de eerstvolgende periode.

Blijft betaling uit, dan sturen we een herinnering. Is er daarna nog niet betaald, dan mogen wij de toegang opschorten. Je gegevens blijven in die periode bewaard, en opschorting schort je betalingsverplichting niet op.

Wij mogen de tarieven ten hoogste één keer per jaar aanpassen en kondigen dat minimaal 30 dagen vooraf aan. Ligt de verhoging boven de consumentenprijsindex van het CBS, dan mag je binnen 30 dagen na de aankondiging opzeggen tegen de ingangsdatum.

Je kiest bij het afsluiten tussen een jaarcontract — twaalf maanden, met maandelijkse betaling — en een maandcontract, dat maandelijks opzegbaar is tegen een hoger tarief.

Beide vormen verlengen na afloop stilzwijgend. Een maandcontract verlengt met een maand. Een jaarcontract verlengt met een jaar, maar is na de eerste verlenging maandelijks opzegbaar met een opzegtermijn van één maand.

Opzeggen kan in de applicatie of per e-mail, tot uiterlijk één maand voor het einde van de lopende termijn. Wij brengen geen opzeg- of exitkosten in rekening.

Wij kunnen de overeenkomst opzeggen met een termijn van drie maanden.

Beide partijen mogen de overeenkomst per direct beëindigen als de ander in staat van faillissement of surseance van betaling verkeert, of als de ander een wezenlijke verplichting niet nakomt en dat niet herstelt binnen 30 dagen na een schriftelijke ingebrekestelling.

Je kunt je gegevens tijdens de looptijd zelf exporteren, onder meer als CSV, UBL en XAF. Doe dat ook vóór het einde van de overeenkomst.

Na het einde bewaren wij je gegevens nog 30 dagen, zodat je alsnog kunt exporteren of kunt verlengen. Daarna verwijderen wij ze uit de productieomgeving; back-ups verdwijnen mee in het reguliere rotatieschema.

Wettelijke bewaarplichten blijven gelden — voor facturatiegegevens bijvoorbeeld de fiscale bewaartermijn van zeven jaar. Voor persoonsgegevens staat de precieze regeling in de verwerkersovereenkomst.

Alle rechten op de dienst, de software, de documentatie en onze huisstijl liggen bij ons of bij onze licentiegevers.

Voor de duur van de overeenkomst krijg je een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om de dienst te gebruiken voor je eigen bedrijfsvoering.

Deel je met ons ideeën of verbetervoorstellen, dan mogen wij die vrij gebruiken in de dienst, zonder vergoeding en zonder dat je daar rechten op houdt.

Onze aansprakelijkheid is beperkt tot directe schade, tot ten hoogste het bedrag dat je in de twaalf maanden vóór de schadeveroorzakende gebeurtenis aan ons hebt betaald, exclusief btw. Gebeurtenissen die met elkaar samenhangen gelden als één gebeurtenis.

Niet vergoed worden in elk geval:

• indirecte schade en gevolgschade;
• gederfde winst, gemiste besparingen en reputatieschade;
• schade door verlies van gegevens, voor zover een tijdige eigen export dat had kunnen voorkomen;
• boetes en schade door onjuiste gegevens die jij of je gebruikers hebben ingevoerd.

Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van onze bedrijfsleiding, niet bij schade door dood of letsel, en niet voor zover dwingend recht anders bepaalt.

Jij vrijwaart ons voor aanspraken van derden die voortvloeien uit de gegevens die jij in de dienst verwerkt of uit gebruik van de dienst in strijd met deze voorwaarden.

Een vordering vervalt als je die niet binnen twaalf maanden bij ons meldt nadat je de schade hebt ontdekt of had kunnen ontdekken.

Van overmacht is sprake bij omstandigheden buiten onze redelijke invloed. Daaronder vallen in elk geval storingen bij hosting- of telecomleveranciers, internetuitval, cyberaanvallen, stroomuitval en overheidsmaatregelen.

Tijdens overmacht zijn wij niet aansprakelijk en zijn onze verplichtingen opgeschort. Duurt de overmacht langer dan 60 dagen, dan mogen beide partijen de overeenkomst beëindigen zonder schadevergoeding.

Wij mogen deze voorwaarden wijzigen, bijvoorbeeld omdat de dienst of de wet verandert. Een wijziging kondigen wij minimaal 30 dagen vooraf aan per e-mail of in de applicatie.

Verslechtert een wijziging je positie wezenlijk, dan mag je opzeggen tegen de datum waarop die ingaat.

Bovenaan deze pagina staan het versienummer en de datum van de versie die nu geldt.

• Overdracht. Je mag rechten en verplichtingen uit de overeenkomst niet zonder onze schriftelijke toestemming overdragen. Wij mogen dat wel bij een fusie of overname, en melden dat vooraf.
• Derden. Wij mogen leveranciers inschakelen. Voor partijen die persoonsgegevens verwerken geldt de subverwerkersregeling uit de verwerkersovereenkomst.
• Referentie. Wij noemen jouw organisatie pas als klant, of gebruiken jouw logo, nadat je daar toestemming voor hebt gegeven.
• Nietigheid. Blijkt een bepaling ongeldig, dan blijft de rest gelden en vervangen we die bepaling door een geldige met zo veel mogelijk dezelfde strekking.

Op deze voorwaarden en op elke overeenkomst tussen ons is Nederlands recht van toepassing.

Loopt er iets mis, laat het ons dan eerst weten: we proberen er 30 dagen samen uit te komen. Lukt dat niet, dan leggen we het geschil voor aan de bevoegde rechter in Amsterdam.

Vragen over deze voorwaarden kun je stellen via sander@upgradesoftware.nl.