Privacyverklaring

Voor de openbare website, demo- en contactaanvragen, contracten, accounts, facturatie en onze eigen support isUpgrade Software de verwerkingsverantwoordelijke. Je kunt ons bereiken via sander@upgradesoftware.nl.

KvK: 42073106. Vestigingsadres: Van Bossestraat 102 B, 1051 KD Amsterdam.

Staat jouw informatie in een workspace van een klant, bijvoorbeeld omdat je solliciteert of contactpersoon bent? Dan is die klantorganisatie in beginsel de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de verwerker. Neem voor vragen over die verwerking eerst contact op met de betreffende organisatie; zij kent het doel en de context.

• Websitegebruik: bezochte pagina, herkomst zonder querystring, campagneparameters en een willekeurige first-party bezoeker-ID — uitsluitend nadat je analytics toestaat.
• Contact en demo: naam, bedrijfsnaam, zakelijk e-mailadres, optioneel telefoonnummer, teamgrootte, interesse en je bericht.
• Klant en gebruiker: naam, zakelijke contactgegevens, account-, rol-, contract-, facturatie-, support- en beveiligingsgegevens.
• Klantworkspace: kandidaten, sollicitaties, cv’s, opdrachtgevers, medewerkers, plaatsingen, uren, documenten en facturen. Deze gegevens ontvangen we van de klantorganisatie, haar gebruikers of rechtstreeks van jou via een formulier of portaal.
• Techniek en beveiliging: IP-adres voor tijdelijke misbruiklimieten en sessie-, audit- en foutgegevens die nodig zijn om toegang te beveiligen, incidenten te onderzoeken en de dienst betrouwbaar te houden.

We vragen niet bewust om bijzondere persoonsgegevens tenzij de klantorganisatie daar een aantoonbare noodzaak en geldige grondslag voor heeft. Zet zulke informatie niet in vrije tekstvelden als dat niet noodzakelijk is.

• Overeenkomst en voorbereiding: een aanvraag beantwoorden, een demo geven, accounts leveren, support verlenen en de SaaS-overeenkomst uitvoeren.
• Wettelijke verplichting: onder meer de financiële administratie en het behandelen van rechtsgeldige verzoeken.
• Gerechtvaardigd belang: beveiliging, misbruikpreventie, continuïteit, zakelijke communicatie en verbetering van de dienst. We wegen dit belang af tegen jouw privacy.
• Toestemming: first-party marketinganalytics en andere functies die we uitdrukkelijk als optioneel aanbieden. Intrekken kan op ieder moment.

Voor persoonsgegevens in een klantworkspace bepaalt de klant de toepasselijke grondslag. Wij gebruiken die gegevens alleen volgens de verwerkersafspraken en gedocumenteerde instructies van de klant.

Zonder keuze plaatsen we geen analytics-cookie en registreren we geen marketingpageview. Noodzakelijke cookies worden alleen gebruikt voor beveiligde sessies, tijdelijke autorisatiestappen en het onthouden van je cookievoorkeur.

We gebruiken geen advertentiecookies en volgen je niet over websites van anderen. Lees de exacte namen, doelen en bewaartermijnen in ons cookiebeleid. Via “Cookievoorkeuren” onderaan iedere marketingpagina kun je toestemming net zo eenvoudig intrekken als geven.

Alleen bevoegde medewerkers, de betreffende klantorganisatie en dienstverleners die nodig zijn voor hosting, database en opslag, e-mail, betalingen, foutmonitoring of door de klant ingeschakelde integraties krijgen toegang voor hun taak. Waar vereist sluiten we verwerkersafspraken en beperken we toegang en bewaartermijnen.

Bij optionele AI-functionaliteit worden alleen de gegevens verstuurd die nodig zijn voor de gekozen opdracht; uitvoer blijft een voorstel dat een gebruiker moet beoordelen. We verkopen persoonsgegevens niet. Een actuele productspecifieke subverwerkerslijst en verwerkersovereenkomst kun je aanvragen via sander@upgradesoftware.nl.

Als een leverancier buiten de Europese Economische Ruimte gegevens verwerkt, gebruiken we een geldig doorgiftemechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit of contractuele waarborgen, en beoordelen we de aanvullende risico’s.

• Marketinganalytics en de bezoeker-ID: maximaal 180 dagen.
• Een demo- of contactaanvraag: maximaal 24 maanden, tenzij daaruit een klantrelatie ontstaat of je eerder om verwijdering vraagt.
• Account-, contract- en supportgegevens: zolang de relatie loopt en daarna alleen zolang nodig voor nazorg, geschillen of een wettelijke verplichting.
• Financiële administratie: in beginsel 7 jaar voor zover de fiscale bewaarplicht geldt.
• Sollicitatiegegevens: de door de klant ingestelde termijn; bij het publieke sollicitatieformulier standaard maximaal 12 maanden. Een plaatsing of dienstverband kan een andere grondslag en termijn hebben.
• Beveiligings- en auditgegevens: niet langer dan nodig voor beveiliging, onderzoek en verantwoordingsplichten.

Na afloop verwijderen of anonimiseren we gegevens. De klantorganisatie bepaalt de concrete termijnen voor haar workspace binnen de contractuele en wettelijke grenzen.

Afhankelijk van de situatie heb je recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Gegeven toestemming kun je altijd intrekken; dat verandert niets aan de rechtmatigheid vóór het intrekken. We kunnen om informatie vragen om je identiteit te controleren.

Gaat het om data in een klantworkspace, dien je verzoek dan in bij de betreffende klantorganisatie. Voor onze eigen verwerking mail je sander@upgradesoftware.nl. Voor exact aan je e-mailadres gekoppelde kandidaat- of contactgegevens is ook de beveiligde self-service verwijderpagina beschikbaar. Niet ieder verzoek leidt tot volledige verwijdering, bijvoorbeeld als een wettelijke bewaarplicht geldt.

Je kunt daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

We gebruiken onder meer versleutelde verbindingen, beveiligde sessiecookies, rolgebaseerde toegang, tenant-scheiding, snelheidsbeperking, logging van gevoelige acties en gecontroleerde verwijderprocessen. Geen enkele maatregel sluit ieder risico uit; we verbeteren de beveiliging daarom doorlopend.

Upgrade Software neemt via de marketingwebsite geen besluiten met rechtsgevolg die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd. Productfuncties met scores, matches of AI leveren ondersteuning; de klant en haar gebruikers blijven verantwoordelijk voor menselijke beoordeling en het uiteindelijke besluit.

We passen deze verklaring aan als de dienstverlening, verwerking of wetgeving verandert. De datum en versie bovenaan laten zien welke tekst geldt. Bij een wezenlijke wijziging informeren we betrokkenen via een passend kanaal.

Vragen? Mail sander@upgradesoftware.nl.